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Last updated on 5 févr. 2024
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Choisir un outil de blocage du temps
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Planifiez vos blocs à l’avance
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Exécutez vos blocs avec concentration
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Passez en revue vos blocs et vos résultats
Soyez la première personne à ajouter votre expérience personnelle
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Optimisez vos blocages et vos habitudes
Soyez la première personne à ajouter votre expérience personnelle
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Profitez des avantages du blocage du temps
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Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre
En tant que dirigeant, vous devez jongler avec de multiples projets, réunions et tâches chaque jour. Comment pouvez-vous gérer votre temps efficacement et éviter les distractions, les retards et le stress ? Une stratégie qui peut vous aider est le blocage du temps, ce qui signifie diviser votre journée en morceaux de temps dédiés à des activités spécifiques. Le blocage du temps peut vous aider à établir des priorités, à vous concentrer et à atteindre vos objectifs. Dans cet article, vous apprendrez à utiliser les outils de blocage du temps pour planifier, exécuter et revoir votre journée de travail.
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- David Henzmann CEO/Founder - Ich digitalisiere die Forstbranche🌲 mit ForstControl - 💡Unternehmer - 📈Marketing -…
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- Jamill Manuel García Brito, PMP, PMO-CP, MBA PMP, PMO-CP, MBA
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- Sultan AlHassni
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1 Choisir un outil de blocage du temps
La première étape consiste à choisir un outil qui correspond à vos besoins et à vos préférences. De nombreuses options sont disponibles, telles que les calendriers numériques, les applications, les feuilles de calcul ou les agendas papier. Les principales fonctionnalités que vous devez rechercher sont la possibilité de créer et de modifier des blocs de temps, de définir des rappels et des notifications, de se synchroniser avec d’autres appareils et plates-formes et de suivre vos progrès et vos performances. Quelques exemples d’outils de blocage du temps populaires sont Google Calendar, Todoist, Toggl Track et Bullet Journal.
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- David Henzmann CEO/Founder - Ich digitalisiere die Forstbranche🌲 mit ForstControl - 💡Unternehmer - 📈Marketing - 📱Softwareentwicklung
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For me, using the 60/40 rule was a huge help! Plan 60% of the day and leave 40% free.The 40% fills itself! That's the only way to work without stress.
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- Sultan AlHassni
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5. Minimize Multitasking: Dedicate each time block to a single task to improve focus and productivity. Avoid switching between tasks within these blocks.6. Buffer Time: Include buffer time between tasks for unexpected delays or overruns. This helps in managing unforeseen work or emergencies.7. Review and Adjust: At the end of the day, review your schedule to assess what was accomplished and make adjustments for the next day.8. Notifications and Reminders: Use tool notifications to alert you when it’s time to switch tasks, helping you stay on track.9. Limit Distractions: During focused work blocks, minimize distractions by turning off email notifications and putting your phone on silent or do not disturb mode.
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- Jamill Manuel García Brito, PMP, PMO-CP, MBA PMP, PMO-CP, MBA
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Select a time blocking tool fitting your preferences, like digital calendars, apps, or planners. Key features: editable time blocks, reminders, device syncing, and progress tracking. Consider Google Calendar, Todoist, Toggl Track, or Bullet Journal.
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- Sultan AlHassni
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1. Prioritize Tasks: Start by identifying and prioritizing your tasks for the day, distinguishing between urgent, important, and lower-priority work.2. Allocate Time Blocks: Assign specific time blocks for each task or type of work using tools like Google Calendar or Microsoft Outlook. Include time for strategic work, meetings, and administrative tasks.3. Set Realistic Durations: Estimate how long each task will take and set realistic time blocks accordingly. Avoid overloading your schedule.4. Include Breaks: Schedule short breaks to prevent burnout. Techniques like the Pomodoro Technique (25 minutes of focused work followed by a 5-minute break) can be effective.
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- Sultan AlHassni
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10. Flexible Adjustments: Be prepared to adjust your time blocks if urgent issues arise, but try to stick to the planned schedule as much as possible.Using time blocking tools effectively involves careful planning, realistic scheduling, focused work periods, and the flexibility to adjust as needed, ensuring a productive and well-managed workday.
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2 Planifiez vos blocs à l’avance
La deuxième étape consiste à planifier vos blocs de temps à l’avance, de préférence la veille ou le matin de votre journée de travail. Commencez par identifier vos tâches et objectifs les plus importants de la journée, et estimez le temps dont vous aurez besoin pour les accomplir. Ensuite, affectez-les à des blocs de temps spécifiques, en laissant un peu de temps tampon pour les pauses, les interruptions et les urgences. Vous pouvez également regrouper des tâches similaires ou connexes, telles que des e-mails, des appels ou des rapports, pour créer des lots de travail. Assurez-vous d’étiqueter vos blocs de manière claire et réaliste, et évitez de surcharger ou de sous-estimer votre capacité.
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- Jamill Manuel García Brito, PMP, PMO-CP, MBA PMP, PMO-CP, MBA
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Plan your time blocks in advance, either the night before or on the morning of your workday. Identify key tasks and goals, estimate completion time, and allocate them to specific time blocks with buffer time for breaks and unforeseen events. Group similar tasks to create work batches. Label your time blocks clearly and realistically, avoiding overloading or underestimating your capacity.
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- Panda Ludwig Business Advisor | Keynote Speaker | Award-Winning Entrepreneur | Author of the Upcoming Book: The Panda Principles
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Proactively managing my schedule involves a strategic approach to time allocation! I meticulously plan my calendar TWO weeks in advance, providing a structured framework. I also intentionally remain adaptable by making weekly adjustments for significant events and daily tweaks for unexpected emergencies. By categorizing tasks based on priority, I streamline decision-making when faced with sudden priorities, enabling me to swiftly assess whether to reschedule a lower-priority task in favor of addressing the immediate and pressing matters at hand. This method ensures both long-term planning and the flexibility required for handling unforeseen challenges in an efficient manner. AND, it helps me manage stress by avoiding chaos!
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- Randall DuBois Senior Leader ◆ Business Strategy | Operations | Turnaround Leadership | Product Management | General Management ◆ Strategic business unit leader driving results with a people-centric approach
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Planning your schedule maximizes productivity by minimizing the mental cost of rapidly switching between activities. For example, have set time blocks to answer emails, then a group of back-to-back meetings, and then focus on heads-down work.
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- David Henzmann CEO/Founder - Ich digitalisiere die Forstbranche🌲 mit ForstControl - 💡Unternehmer - 📈Marketing - 📱Softwareentwicklung
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What really helps me is setting daily to-dos in the morning. Every day I set myself three tasks that I want to do that day. And only these three, no matter how much I have to do. This helps me to prioritize and focus on the most important things. This also gives me the feeling that I'm making progress every day. When these three tasks are done, I can do whatever I want, the day was successful. And I can go home.🤣😎
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3 Exécutez vos blocs avec concentration
La troisième étape consiste à exécuter vos blocs de temps avec concentration et discipline. Lorsque vous démarrez un blocage, fermez ou désactivez les applications, onglets ou notifications inutiles qui pourraient vous distraire de votre tâche. Réglez une minuterie ou utilisez un outil qui vous avertit lorsque votre blocage est terminé. Essayez de vous en tenir à votre plan autant que possible, mais soyez flexible si quelque chose d’inattendu ou d’urgent survient. Si vous devez changer de tâche ou de bloc, notez-le et ajustez votre emploi du temps en conséquence. Si vous terminez un bloc plus tôt, utilisez le temps supplémentaire pour réviser votre travail, faire une pause ou commencer le bloc suivant.
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- Panda Ludwig Business Advisor | Keynote Speaker | Award-Winning Entrepreneur | Author of the Upcoming Book: The Panda Principles
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This makes me think of one of the cornerstones to Dr. Susan David’s research on emotional agility: facts are not feelings and feelings are not facts. I am a big believer in not adjusting my schedule because something FEELS like an emergency. Instead, I pivot and am mindful that it may not actually be as urgent as it feels in that moment. I take a moment to look at my priorities and use that as a guide. I intentionally choose to stay the course as often as possible. Staying focused on one task at a time increases efficiency!
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4 Passez en revue vos blocs et vos résultats
La quatrième étape consiste à passer en revue vos blocs de temps et les résultats que vous avez obtenus à la fin de votre journée de travail. Évaluez dans quelle mesure vous avez suivi votre plan, ce que vous avez accompli et votre degré de satisfaction à l’égard de votre performance. Vous pouvez également utiliser un outil qui suit et analyse votre utilisation du temps, tel que RescueTime, Clockify ou Timeular. Recherchez des modèles, des tendances et des informations qui peuvent vous aider à améliorer vos compétences en matière de gestion du temps. Par exemple, vous pourriez découvrir que vous êtes plus productif ou créatif à certains moments de la journée, ou que certaines tâches prennent plus de temps ou de moins que prévu.
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5 Optimisez vos blocages et vos habitudes
La cinquième étape consiste à optimiser vos blocs de temps et vos habitudes en fonction de votre avis et de vos commentaires. Identifiez ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et apportez les modifications nécessaires. Vous devrez peut-être ajuster la durée, la fréquence ou l’ordre de vos blocages, ou ajouter ou supprimer des tâches ou des objectifs. Vous devrez peut-être également adopter certaines habitudes qui soutiennent votre pratique de blocage du temps, telles que fixer des limites, déléguer ou dire non aux demandes inutiles. Expérimentez différentes stratégies et trouvez ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre style de travail.
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6 Profitez des avantages du blocage du temps
La sixième et dernière étape consiste à profiter des avantages du blocage du temps pour votre travail et votre bien-être. Le blocage du temps peut vous aider à améliorer votre productivité, votre efficacité et la qualité de votre travail, ainsi qu’à réduire votre stress, votre anxiété et votre procrastination. Le blocage du temps peut également vous aider à équilibrer votre travail et votre vie personnelle, car vous pouvez allouer du temps à vos passe-temps, à vos intérêts et à vos relations. Le blocage du temps peut vous faire sentir plus en contrôle, confiant et épanoui dans votre rôle de direction.
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- Panda Ludwig Business Advisor | Keynote Speaker | Award-Winning Entrepreneur | Author of the Upcoming Book: The Panda Principles
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Being realistic with time scheduled is key. Don’t forget the more forgettable things like scheduling time for lunch and blocking off a chunk of time for returning phone calls and emails. It might be tempting to fill every available slot with tasks and commitments, but making sure you take time to properly recharge your mind and body with breaks is essential, and must be scheduled as well. Being realistic in your planning involves acknowledging personal limitations and avoiding over-commitment that could lead to burnout. No one’s time blocks are doable if they’re burned out, so remember to put a system in place that works for you in the long-term so you can navigate unexpected challenges without derailing your day.
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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre
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- Derrick Chevalier 𝑵𝒆𝒈𝒐𝒕𝒊𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 𝑺𝒌𝒊𝒍𝒍𝒔 ▩ 𝑴𝒆𝒅𝒊𝒂𝒕𝒊𝒐𝒏 ▩ 𝑬𝒙𝒆𝒄𝒖𝒕𝒊𝒗𝒆 𝑷𝒆𝒂𝒌 𝑷𝒆𝒓𝒇𝒐𝒓𝒎𝒂𝒏𝒄𝒆𝑪𝒐𝒂𝒄𝒉 ▩ 𝑨𝒖𝒕𝒉𝒐𝒓 ▩ 𝑻𝒓𝒂𝒊𝒏𝒆𝒓 ▩ 𝑪𝒐𝒏𝒔𝒖𝒍𝒕𝒂𝒏𝒕 ▩ 𝑲𝒆𝒚𝒏𝒐𝒕𝒆
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Three of the simplest & most effective actions you can take to protect your schedule are these:1. Turn off your cell phone & office phone. Turn on, autoresponse informing callers when you will get back to them (And what to do in the event of a "life threatening", or "career ending" emergency). 2. Print out two color signs, one that says "In Session", another that says "Come On In", and post them on your door (This will change your life when you are working in the office with others). 3. Rank your tasks as follows:Must Do = You don't stop until they are done!Should Do = Routine that aren't yet "Must Do".Nice = If you have all the time in the world. Delegate = Assign the task to somebody else.Simple but it works!
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